Os procedimentos realizados em uma empresa que presta atendimento ao público, seja ela de qual tipo for, precisa ser extremamente organizada para manter o fluxo de atendimento adequado e eficiente, sem gerar filas e reclamações por parte dos clientes.
Conheça, no decorrer deste artigo, alguns dos itens que podem ajudar na organização deste tipo de ambiente de trabalho.
Divisões espaciais
Para quem presta atendimento ao público uma das primeiras soluções a serem adotadas é o uso da Baia de atendimento.
Ela cria um espaço propício para o atendimento mais particularizado, principalmente para empresas que oferecem serviços que envolvem a privacidade do cliente, como os que envolvem negociações financeiras.
Para espaços muito grandes, podem ser adotadas as chamadas ilhas de escritório, montadas a partir de um mobiliário com divisões que permitem o agrupamento de determinado número de funcionários.
A escolha do número de pessoas por ilha fica a cargo do que o responsável pelo setor achar mais eficiente.
A baia de atendimento 4 lugares pode ser uma opção interessante de organização, pois é um número relativamente pequeno, o que é ótimo para não gerar tanto barulho localizado em único ponto.
Além das áreas de atendimento ao público, que são melhor organizadas em pequenos ambientes, outros espaços de trabalho, também podem ser arrumados em ilhas.
Essa organização permite uma maior socialização dos colaboradores, facilita a promoção do trabalho em grupo, além, é claro, de otimizar a organização do espaço como um todo.
É importante que salas organizadas dessa forma contem também com espaços mais isolados para reuniões.
Até mesmo, pequenos espaços com separações individuais para realização de ligações ou para profissionais que precisam de espaço para desenvolvimento de trabalhos que demandem alta concentração.
Organização de papéis
Os setores administrativos de uma empresa podem contar com o auxílio de um equipamento que à primeira vista pode parecer ultrapassado, mas ainda tem muita utilidade: o Carimbo Preço.
Papéis que precisam de conferência ou validação, necessitam que esse processo seja feito de forma ágil e otimizada a fim de não obstruir o fluxo de trabalho, principalmente quando o volume necessário é muito grande.
O uso de carimbos de acordo com cada necessidade ajuda muito a agilizar os processos nesse sentido. Algumas das vantagens de usar esse aparato são:
Possibilidade de personalização;
Evita rasuras e erros;
Aumenta a legibilidade no documento;
Aplicação em diversos tipos de material, não só em papel.
Os carimbos podem ser de alguns tipos diferentes. Os carimbos automaticos são os modelos mais populares no dia a dia de empresas e profissionais liberais, como médicos, advogados, dentistas etc.
Os carimbos elétricos são mais voltados para trabalhos industriais, tais quais as aplicações em couro, madeira e, até mesmo, alimentos.
Por fim, os carimbos de madeira são os mais tradicionais do mercado. Dentre as modelagens mais usadas tem-se, por exemplo, a assinatura e a colocação da data.
Divulgação
Os itens citados acima são essenciais para as rotinas administrativas das empresas, mas há um fator mais ligado ao público: a comunicação visual que é estabelecida com ele ao adentrar na loja.
O ponto de atendimento é também uma oportunidade para oferecer ao cliente mais um produto ou oferta e essa chance não deve ser desperdiçada.
O uso de um Display pdv com a oferta mais atrativa do mês ou o mais recente lançamento da loja deve estar exposto na mesa de atendimento.
Enquanto resolve o problema que o trouxe à loja, o cliente pode ir observando detalhes da promoção que o façam se sentir interessado em adquiri-la.
Ao final do atendimento, após resolver o problema, o atendente não deve deixar de ofertar ao cliente o produto, explicando melhor as suas vantagens e custos.
Existem diversos tipos de expositor pdv que podem ser usados no ambiente de atendimento.
O display de balcão, por exemplo, deve ser apoiado sobre mesas e balcões.
Os displays de paredes oferecem uma boa visualização, devido à possibilidade de uso de modelos em tamanho maior que o display de mesa.
O display iluminado é um recurso que chama muita atenção. É comumente alimentado por lâmpadas de led.
O display aramado é uma estrutura maior, que fica posicionado no chão. Ele não precisa estar próximo do produto, mas deve conter imagens.
A organização de uma empresa se deve ao uso de equipamentos diversos que permitam não apenas a otimização do espaço, mas também a otimização do fluxo de trabalho.